【チェックリスト1】現オフィス（事務所）について

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解約予告時期の確認
オーナーや管理会社へ解約予告をする際は、何か月前に通知する必要があるかを賃貸契約書等などで確認しましょう。無駄な空家賃が発生する可能性があるので特に注意してください。

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敷金・保証金の返還時期確認
物件契約時に支払った敷金・保証金が返還されます。物件によりますが家賃の10か月分や1年分となると大きな金額になりますので、入金日など詳細を確認しましょう。

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原状回復工事　
現オフィスを借りる前と同じ状態に戻さなくてはなりません。オーナー、もしくは管理会社の指定業者があるのかないのか。特に指定されていないなら工事業者を選定しないといけません。その際、工事の範囲をオーナーや管理会社に確認しておきましょう。
※弊社のワンストップスタートサービスなら、煩わしい現状回復工事も一括管理いたします。

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【チェックリスト2】新オフィス（事務所）選定

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現オフィスの課題点と目的の明確化
オフィスの移転理由は企業によって様々かと思いますが、物件の選定時に条件がブレることが無いように現状の課題点を長期的な視点でしっかり明確化させておきましょう。

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予算の確認
条件と予算のすり合わせが物件の選定で一番の課題です。敷金・補償金が6か月分なのか1年分かによっても初期費用は大きく変わります。物件の初期費用以外にも引っ越し作業などにも費用がかかりますので無理のない予算を立てましょう。

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エリアの選定
まず希望する移転先のエリアをしぼりましょう。社員の通勤や取引先との交通費なども考慮した上である程度のエリアを決め、それから希望する条件にあう物件を探していきましょう。

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広さや設備の確認
表示されている面積は条件を満たしていても、柱やドアの位置などの構造の問題で予想より手狭になってしまうことも。空調、トイレや給湯スペース、エレベーターなどの設備も見落とさないようにしましょう。

 

周囲の環境
取引をおこなっている銀行や郵便局、役所などが近くにあるかどうかはもちろん、同じビルに入っている企業やテナント、近くにコンビニやランチ営業をおこなっている飲食店の有無のチェックも必要です。

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入居コスト
オフィスの移転は保証金や権利金が高額になる場合がありますので、事前に見積りを出してもらいましょう。その際フリーレントの有無や期間を交渉することをお勧めします。

物件契約
条件にあった物件が見つかったとしても、気が抜けないのが契約書の確認です。契約期間や退去時の引き渡しなど細かく確認してから契約をしてください。

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【チェックリスト3】事前準備

移転スケジュール
通常業務に支障をきたさない為に、業者の選定から社員の準備期間など余裕をもって段取りすることが重要です。

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レイアウトと内装設備
現状の課題と今後の会社を見据え、無理のないレイアウトプランをたてましょう。
パーテーション工事などが発生する場合は、空調や照明の位置や消防法に問題ないかなども関係してきます。
また引っ越しの直前でレイアウト変更が起こると家具の配置や引っ越し業者との調整が大変になるので、レイアウトはしっかり検討し確認を行いましょう。

家具の購入と廃棄選別
レイアウトに合わせ新たな家具の購入や廃棄する家具を選定します。物量や商品によって納期に時間がかかるので早めの選定が必要です。

業者選定
引っ越し業者をはじめ内装業者、OA機器業者など複数の業者から見積もりを取りましょう。レイアウトや業者間との工事日程などの煩雑なやり取りが発生してきますので、スケジュールも一括で管理する弊社のワンストップスタートサービスをご利用ください。

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印刷物やウェブサイトなどの住所・記載変更
名刺や封筒、会社案内などの印刷物も会社の規模や在庫数で対応が変わると思います。刷り直しやシール対応など社内で早めに確認しましょう。
ウェブサイトなども公式ホームページ以外のSNSなど漏れがないようリスト化し業者への変更タイミングなど早めに準備をしておきましょう。社判やゴム印も早めに発注しておくと安心です。

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取引先へ移転案内の発送
お客様を始めとした取引先へ書面で案内を送る場合は、移転の1カ月前に行うのが一般的です。発送先のリスト化と印刷などを考えると早めに進めておく必要があります。

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金融機関等への変更届
お客様や金融機関、リース会社など定期支払がある取引先、郵便や配送業へ連絡をし変更届を提供しましょう。

 

役所等への移転届の確認
移転後に登記変更の為に法務局への移転届をはじめ、税務署、ハローワーク、労働基準監督署などへも提出が必要になります。期日が決められているので、引っ越し後速やかに届出ができるよう事前に確認し、リスト化しておくことがおすすめです。

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電話・ネット関連の確認
印刷物の発注があるので電話番号をそのまま利用できるかを確認しましょう。旧事務所と近くのエリアでも通信基地局によっては変更もあるので早めに問合せしてください。
またネットは回線とプロバイダーの切り替えが必要になるので、日程をしっかり調整しておくことも必要です。

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【チェックリスト4】引っ越し作業

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荷物の詳細をリスト化
キャビネットの中の書類や備品の在庫など詳細をリスト化することをお勧めします。各部署などに提出して全体を把握しておくと、梱包の進み具合をチェックしやすくなります。

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荷物の梱包作業
引っ越し業者から約1カ月前には梱包材が送られてきますので、リストに合わせて常用しないものから梱包作業を開始します。色分けシールや段ボールの表記方法を統一させることがポイントです。

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データのバックアップ
こちらも直前で行うのは危険ですので、前もって作業を行うか業者に依頼するか確認してください。

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当日の作業確認
業者と打ち合わせを行い作業範囲を明確にしておきましょう。

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新オフィスへの対応
引っ越し作業の日程や養生について、管理会社や引っ越し業者と最終確認を行いましょう。また他のテナントなどへの作業案内や対応をどこが行うかも確認してください。

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旧オフィスの引き渡し
引き渡しの際は鍵の返却が求められますので、数の確認は事前に行いましょう。

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物件探しから引っ越し業者や内装工事の手配、スケジュール管理までを行うのは非常に大変です。

そのような時は一括管理を行う【ワンストップスタートサービス】をご利用ください。

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